Ship COD là gì? Cách Ship COD như thế nào? Đây là những câu hỏi thường gặp của người mua và người bán. Bài viết dưới đây sẽ giải thích và hướng dẫn cách ship hàng online, ship COD cho những ai còn đang thắc mắc về vấn đề này.
Ship COD là gì?
ShipCOD là gì? Ship COD là từ viết tắt của Cash on Delivery là viết tắt của hình thức thanh toán khi nhận hàng. Người mua sẽ nhận sản phẩm trước sau đó mới cần thanh toán cho người giao hàng để hoàn tất đơn hàng.
Lợi thế của hình thức ship COD đối với khách hàng là rất lớn, người mua sẽ được nhận hàng tận tay và được xem hàng, thậm chí được thử hàng rồi mới quyết định thanh toán tiền hàng, ngược lại nếu không hài lòng có thể từ chối thanh toán và trả lại cho người bán.
Ship COD mang lại thuận lợi cho người mua nhưng ngược lại cũng mang đến nhiều “rủi ro” cho người bán. Bạn sẽ gặp nhiều trường hợp hàng về đến nơi mà khách từ chối nhận, khách mặc thử không vừa, khách không mặn mà mua hàng,… và thế là bạn “biến tướng” để được hoàn tiền trong khi phải chịu chi phí đổi trả.
Ngoài ra, do tâm lý “an toàn” của người mua hàng, họ chưa thực sự tin tưởng vào hình thức mua hàng trực tuyến, nên vận chuyển COD vẫn là phương tiện vận chuyển phổ biến tại Việt Nam hiện nay.
Hướng dẫn cách Ship hàng COD đơn giản
Đầu tiên, bạn cần hiểu quy trình COD là gì và nó hoạt động như thế nào? Blog Sapo chia ra các bước hướng dẫn bạn cách ship COD như sau:
Bước 1: Nhận đơn hàng
Trong giai đoạn này, người bán sẽ nhận đơn hàng của khách trên các kênh trực tuyến như website, Facebook, trên trang thương mại điện tử hoặc tại cửa hàng và phải chuyển hàng đi.
Bước 2: Hoàn tất đơn hàng và xác nhận giao hàng
Sau khi nhận được đơn hàng, chủ cửa hàng chủ động gọi lại cho khách hàng để xác nhận thông tin và tạo đơn hàng với các trường thông tin cơ bản để gọi Ship như:
- Tên khách hàng
- Địa chỉ giao hàng chi tiết
- Số điện thoại
- Tên sản phẩm khách hàng đặt
- Giá
Với các chủ shop online đang tích cực tìm Ship COD, bạn có thể tự tìm shipper trên các nhóm tìm shipper, sẽ dễ dàng hơn cho các đơn hàng ở trung tâm thành phố. Về cách thức ship COD toàn quốc, chủ cửa hàng nên liên hệ với các đối tác vận chuyển chuyên nghiệp, uy tín như Đơn vị vận chuyển Phổ Thông hoặc Ship COD Bưu Điện để đảm bảo quá trình giao hàng và thu tiền diễn ra suôn sẻ.
Với các shop chuyên nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng, việc tạo đơn hàng trên app giao hàng sẽ trở nên đơn giản hơn, rất chuyên nghiệp và minh bạch, dễ dàng quản lý về sau.
Một số người có thể thích ghi thông tin đơn hàng vào file Excel hay thậm chí sổ sách, nhưng Sapo không khuyến khích bạn làm như vậy, vì việc quản lý thông tin khách hàng và xác minh sau này sẽ rất khó khăn. Cụ thể Sapo sẽ trình bày ở các giai đoạn sau.
Bước 3: Giao hàng cho người vận chuyển
Gửi hàng cho các đơn vị vận chuyển COD trên toàn quốc, bạn có thể trực tiếp mang hàng đến các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi hàng. Hoặc shipper sẽ đến tận kho để lấy hàng (một số đơn vị sẽ cần trả thêm phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy hàng). Lưu ý, tất cả các phiếu giao hàng phải được giữ cẩn thận, trường hợp mất mát sẽ không được thu hộ COD.
Mẹo nhỏ: Để không bị thất lạc phiếu gửi hàng, đồng thời quản lý, đối chiếu đơn hàng dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo. Giúp tạo đơn hàng, quản lý khách hàng, định tuyến đơn hàng đến đơn vị vận chuyển COD chuyên nghiệp, kiểm soát thông suốt, rõ ràng.
Với ứng dụng quản lý bán hàng Sapo, khi bạn tạo xong đơn hàng, đơn hàng đó sẽ được tự động tính cước phí và thời gian vận chuyển từ 7 đối tác vận chuyển của Sapo như: GHN, Best Express, Ahamove, VN Post, Shippo,… để bạn lựa chọn nhà vận chuyển có chi phí rẻ nhất hoặc thời gian giao hàng nhanh nhất. Ứng dụng cũng hỗ trợ in hóa đơn qua Bluetooth của điện thoại nên bạn sẽ rất yên tâm. Không cần viết giấy tay, COD hoàn toàn tự động nhờ phần mềm tiện dụng.
Bạn cũng sẽ không phải mất thời gian gửi hàng cho các đơn vị vận chuyển nữa mà giờ đây, ngồi một chỗ, bạn dễ dàng lựa chọn hình thức ship COD, dễ dàng tìm shipper và yên tâm kiểm tra đơn hàng.
Bước 4: Chuyển phát đơn hàng
Đơn vị chuyển phát sẽ chuyển hàng đến địa chỉ của người nhận. Thông thường thời gian giao hàng trung bình khoảng 2-4 ngày (nếu giao nhanh), 7-10 ngày (giao chậm). Đây là chỉ số mang tính chất tương đối, vì sẽ có lúc đơn hàng giao thất thường, hoặc có lúc bạn bị “luộc” hàng chuyển phát nhanh mà 10 ngày khách chưa nhận được.
Tuy nhiên, sự phát triển của dịch vụ ship COD ngày càng cao nên thời gian giao hàng của các nhà vận chuyển cũng được rút ngắn đi rất nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh của người mua cũng như giúp người bán thuận lợi hơn trong kinh doanh.
Thời gian ship COD rút ngắn chỉ từ 2-4h tùy theo cách tính của từng đơn vị. Tuy nhiên với thời gian giao hàng nhanh đồng nghĩa với giá vận chuyển sẽ cao hơn bình thường. Nhưng khi bạn sử dụng app quản lý bán hàng và đẩy đơn ship COD Sapo, phần mềm sẽ tự động gợi ý shipper COD có giá rẻ nhất trong thời gian ngắn nhất để bạn thoải mái lựa chọn. Cùng với đó là hàng loạt ưu đãi về chi phí vận chuyển dành cho bạn.
Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán
Đây là giai đoạn người gửi giao hàng và thu tiền dựa trên hóa đơn giao hàng. Sau khi quá trình nhận hàng và thanh toán hoàn tất, bạn có thể ra bưu điện để thu tiền hộ bạn. Trường hợp khách hàng không nhận được “số đen”, hàng sẽ được trả lại cho chủ cửa hàng và tùy theo chính sách của đối tác vận chuyển, người bán có phải trả thêm chi phí vận chuyển hoặc không.
Bước 6: Xác minh
Trong quá trình xác minh, đơn vị vận chuyển sẽ thanh toán chi phí thu hộ cho quý khách. Quý khách lưu ý chỉ nhận tiền trong giờ hành chính và nhớ kiểm tra phí hoàn trả để khiếu nại nếu có sai sót.
Kinh nghiệm gửi hàng COD hiệu quả
Vận chuyển COD thường đắt hơn so với vận chuyển thông thường. Khi đơn vị tính toán, chi phí vận chuyển của bạn sẽ dựa trên 2 yếu tố: chi phí vận chuyển + phí hoàn trả thu hộ. Vì vậy, nếu chọn hình thức thanh toán tiền hàng, bạn sẽ phải trả thêm chi phí thu tiền hộ, thay vì chỉ mất phí vận chuyển nếu khách hàng chuyển khoản trước.
Hầu hết người bán hàng online đều gặp vấn đề với Ship COD toàn quốc. Đặc biệt trong trường hợp ship hàng đến nơi mà khách không lấy thì bị dội hàng… dẫn đến tỷ lệ đổi trả cao và mất chi phí. Cùng tham khảo 4 cách ship hàng COD dưới đây, chắc chắn tỷ lệ hoàn tiền sẽ thấp hơn với các hình thức ship hàng online dưới đây.
Sự chuẩn bị của bạn phải đủ tốt
Chuẩn bị một sản phẩm/dịch vụ tốt luôn là tiền đề để nhân viên kinh doanh đến gần hơn với túi tiền của khách hàng, nhất là những dự án tương lai cũng cần họ hỗ trợ. Vận chuyển COD cũng có đặc thù của nó, ai làm tốt đều có thị trường.
Bạn nên có một hoặc nhiều nhân viên thường xuyên theo dõi đơn hàng hoặc sử dụng phần mềm quản lý để hỗ trợ kiểm soát. Phụ trách đóng gói, tạo list gửi, gửi đơn hàng cho người gửi để theo dõi và phản hồi comment post, thống kê lại các tình huống thường gặp trong vận chuyển online.
Nhiều cửa hàng online thường sử dụng một người làm nhiều việc nên thường bị chất đống, không chú trọng đến việc tương tác với người giao hàng, xử lý nhanh chóng các đơn hàng được gửi đến.
Khách hàng ghé thăm cửa hàng của bạn có nghĩa là họ đang chú ý phần nào đến sản phẩm. Nếu họ đặt hàng, rất có thể họ đã “chốt” hàng và sẵn sàng thanh toán, điều cuối cùng bạn cần là làm họ thực sự hài lòng với dịch vụ giao hàng của bạn. Hãy nhớ, luôn nghĩ đến dịch vụ để họ quay lại lần sau.
Quản lý đơn hàng chưa ship COD thành công
Dù ship COD bằng cách nào thì bạn cũng cần kiểm tra lại nguyên nhân tại sao đơn hàng không được giao, do bản thân hay lý do nào khác, ghi lại những thông tin cần thiết để có hướng xử lý tiếp theo, tránh lặp lại.
Các tình huống kinh doanh khi ship hàng online:
- Khách hàng cúp máy: gọi lại vào một thời điểm khác (tùy trường hợp, có thể gần đúng giờ gặp hoặc bận).
- Không cúp máy mà gọi không trả lời: gọi lại ngoài giờ hành chính hoặc ngày hôm sau.
- Hẹn khi khác: Thông báo cho người gửi để thay đổi. Trước ngày giao hàng nhớ nhắc khách là bên em sẽ giao hàng cho chị. Đừng quên thông báo cho người gửi về ngày giao hàng.
- Khách hàng từ chối nhận hàng: đảm bảo nhân viên giao hàng sẽ thông báo ngay cho bạn khi khách hàng từ chối. Sau đó, bạn cần hỏi khách hàng tại sao và đảm bảo rằng bạn có thể giải quyết vấn đề khiến họ hài lòng. Hãy vận dụng khả năng thuyết phục của bạn để khiến họ đồng ý, vì bạn càng chân thành bao nhiêu thì khả năng họ đổi ý càng cao bấy nhiêu.
- Sai địa chỉ hoặc đúng địa chỉ nhưng người nhận không nhận được: Bạn phải xem lại thông tin khách hàng ngay từ đầu và tìm cách liên hệ với đúng người đã đặt hàng. Hãy nhớ rằng, dù thế nào hãy giữ thái độ ngọt ngào và khiêm tốn vì họ vẫn là khách hàng.
- Đúng người nhưng chơi theo kiểu “đặt hàng”: Với con này, 5 thắng 5 thua. Lúc đầu, bạn luôn thuyết phục họ, nhưng nếu cảm thấy không còn cơ hội, hãy dừng lại!
Xử lý đơn hàng từ hãng vận chuyển
Các tình huống thường gặp và giải pháp đề xuất:
- Khách mở hàng ra xem không nhận hàng
Hãy luôn nhớ rằng hàng đã đến tay khách hàng thì hãy dùng mọi cách để họ không quay trở lại. Vì ít nhất họ nhìn thấy hàng là có ý định lấy hàng.
Nhiệt tình hỏi khách lý do khách không nhận hàng, lấy một tờ giấy hoặc cuốn sổ để ghi chép như một nhân viên thị trường thực thụ. Cho họ thấy rằng bạn đang lắng nghe và bạn sẵn sàng làm họ hài lòng với dịch vụ của mình.
Đưa ra giải pháp nhanh nhất và hợp lý nhất để lấy lại niềm tin của họ ngay lập tức, sửa đổi hoặc cải thiện dịch vụ hỗ trợ. Và đừng quên cảm ơn khách hàng hoặc hứa sẽ giữ lời hứa với họ (nếu có) nhé!
Quản lý tình huống thông minh khi gửi đơn hàng COD
- Shipper/người giao hàng không gọi cho bạn chỉ khi khách không lấy hàng
Hợp đồng: Bưu tá/shipper phải đền bù đơn hàng:
Nhớ yêu cầu shipper/bưu tá thông báo ngay nếu khách không nhận hàng. Nói với bưu tá để trả lại hàng và liên hệ với khách hàng để trả lại. Nhưng nếu không giao được thì bưu điện vẫn trả đơn hàng này vì không đúng quy định.
Liên Hệ Đơn Vị Giao Hàng: Đơn hàng thu tiền không gọi cho cửa hàng lúc giao hàng nếu khách đứng đó mà chưa nhận hàng.
Gọi điện để thuyết phục khách hàng đến đón anh ta để đón người đưa thư.
Thái độ phục vụ làm nên uy tín
Ship COD dù thế nào cũng phải có thái độ đúng mực. Trước tiên hãy học cách nói lời xin lỗi vì dịch vụ kém của bạn. Hãy cố gắng hiểu khách hàng và cố gắng biết nguyên nhân để khắc phục sau này nhằm phục vụ tốt hơn.
Khách hàng càng hài lòng thì khả năng tiếp cận ví của họ càng cao.
Hãy nhớ rằng bạn càng phục vụ được nhiều khách hàng thì thị trường của bạn càng phát triển. Không chỉ những người đã giao hàng mà bạn phục vụ, những người chưa giao hàng đều thực sự tiềm năng. Cố gắng giữ liên lạc với khách hàng để tăng tỷ lệ thành công của các lần giao hàng trong tương lai.
Hãy luôn mỉm cười khi phục vụ khách hàng, hãy cho họ thấy bạn chân thành và bạn sẽ đạt được điều mình muốn. Khi họ nhận được sự cống hiến của bạn, họ sẽ dễ dàng nhận hàng.
Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu Ship COD là gì? Ship COD và thu tiền như thế nào ? Tại sao app bị hoàn tiền và cách khắc phục. Dù bạn có ship COD nội thành hay ngoại tỉnh nhưng nếu tỷ lệ đổi trả hàng cao thì bạn cần kiểm tra, tìm nguyên nhân và giải quyết vấn đề.
Chúc các bạn may mắn và thành công!