Bản tin cập nhật hàng tuần

Làm Việc Ở Nhà Trong Mùa Dịch Thế Nào Cho Hiệu Quả?

Nếu bạn phải thường xuyên làm việc tại nhà nhằm hạn chế tiếp xúc và giúp ngăn chặn sự bùng phát của dịch Covid-19, có thể bạn sẽ cần tham khảo một số mẹo để đảm bảo công việc được suôn sẻ.

Không đến văn phòng làm việc là một cách ngăn chặn sự lây lan dịch bệnh hiệu quả. Làm việc ở nhà có thể coi là một thách thức bởi có rất nhiều sự bất tiện và ít giao tiếp hơn so với khi bạn làm việc trong văn phòng. Nhưng điều đó không có nghĩa là nó không thể. Có rất nhiều cách để giữ cho bản thân làm việc hiệu quả từ bất kỳ vị trí nào.

CustomCat sẽ đưa ra các mẹo đơn giản mà đội ngũ chúng tôi đang thực hiện giúp tăng hiệu quả làm việc online. Cho dù bạn làm việc ở nhà mỗi ngày hoặc một vài lần mỗi tuần, những lời khuyên này có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian làm việc từ xa.

Làm việc tại nhà có những lợi ích của nó, hầu hết đều có liên quan đến việc tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng.

Lợi ích khi làm việc tại nhà

  • Tiết kiệm tiền: Không phải đến văn phòng, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản kha khá. Bạn sẽ không mất nhiều tiền xăng xe đi lại, tiền ăn hàng quán… Thậm chí còn tiết kiệm được tiền mua quần áo công sở nữa. Tất cả những khoản này, bạn có thể cất vào tài khoản ngân hàng để phòng khi cần thiết hoặc chuẩn bị cho những dự định tương lai.
  • Thoải mái: Văn phòng “tại gia” bao giờ cũng thoải mái và dễ chịu hơn. Khi làm việc ở công ty, bạn sẽ chẳng thể nào di chuyển, ngồi, nằm hay làm bất kì điều gì gây ảnh hưởng đến người khác. Tuy nhiên ở nhà sẽ lại là chuyện khác. Bạn có thể thoải mái di chuyển hay làm việc ở đâu bạn muốn. Tuyệt vời đúng không?
  • Năng suất “tăng gấp bội”: Khi đi làm, công việc của bạn sẽ dễ dàng bị gián đoạn. Những cuộc điện thoại, tiếng mọi người nói chuyện, họp thảo luận… tất cả những âm thành sẽ khiến bạn bị xao nhãng. Chưa kể những cuộc họp đột xuất kéo dài hàng tiếng đồng hồ nữa. Dù muốn hay không, điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn. Vì thế, làm việc tại nhà là cách mà rất nhiều người đã lựa chọn.
  • Giải tỏa căng thẳng: Thực tế, nhiều người cảm thấy thư giãn khi làm việc tại nhà. Điều này giúp bạn giảm bớt lo âu, giải tỏa căng thẳng trong tình huống phải đối diện với những vấn đề phức tạp, rắc rối, ngoài ra còn đem lại cho bạn khoảng thời gian lắng nghe bản thân mình, sắp xếp lại mọi thứ. Một ngôi nhà sạch sẽ, ngăn nắp sẽ khiến bạn cảm thấy phấn chấn và thoải mái hơn.

Bất tiện khi làm việc tại nhà

  • Làm việc quên thời gian: Khi không còn người đồng nghiệp nào nhắc nhở đã đến giờ nghỉ giải lao hay đến giờ tan tầm thì bạn dễ sa đà vào công việc. Bạn gần như quên hết giờ giấc, tưởng như làm việc tại nhà sẽ dễ thở hơn nhưng có vẻ như bạn lại đang bị vắt kiệt sức mà không hề hay biết.
  • Không được giao tiếp thường xuyên: Làm việc tại nhà nghĩa là số lần tán dóc cùng đồng nghiệp ngày càng thưa thớt và bạn không cần phải tham gia vào bất cứ cuộc họp nào, chính điều này sẽ khiến bạn có cảm giác dần tách biệt với thế giới xung quanh.
  • Mất kiểm soát: Sự “vô kỉ luật” giống như con dao 2 lưỡi khi bạn làm việc tại nhà. Một mặt bạn sẽ thấy thoải mái khi được tự do không ai quản lí, mặt khác bạn sẽ khó có thể tự kiểm soát được cách làm việc của mình.
  • Tự giải quyết các vấn đề: Nếu bạn là nhân viên văn phòng và làm việc tại công ty, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn để học hỏi nhiều từ đồng nghiệp của mình. Khi làm việc tại nhà, bạn sẽ cần nỗ lực nhiều hơn để tự giải quyết các vấn đề và khó khăn hơn trong việc học tập, phát triển bản thân. 

Việc cần làm trước khi bắt đầu làm việc tại nhà

Mặc dù không có cách tối ưu hóa làm việc tại nhà, nhưng có một số mẹo bạn có thể áp dụng để làm việc tại nhà có hiệu quả.

  • Chọn không gian làm việc: Nếu không thể thu xếp không gian riêng, hãy tạo một góc làm việc trong phòng khách hoặc phòng ngủ, giữ gọn gàng ngăn nắp. Khi đó bạn sẽ thấy tỉnh táo hơn, tự tin hơn và có tổ chức hơn.
  • Đảm bảo mạng Internet có tốc độ cao để có thể kết nối với đồng nghiệp khi cần thiết. Mạng Internet tốt có nghĩa là bạn làm việc mà không gặp bất kỳ sự cố kỹ thuật nào và các cuộc gọi của bạn được diễn ra suôn sẻ.
  • Sử dụng mạng VPN để truy cập Internet: VPN – Virtual Private Network là mạng riêng ảo cho phép người dùng thiết lập kết nối an toàn thông qua một mạng khác trên Internet. Do đó, chúng ta sử dụng VPN để bảo vệ hoạt động trực tuyến của người dùng khỏi kẻ xấu khi dùng mạng công cộng hoặc cũng có thể cải thiện tốc độ truy cập internet.
  • Dọn dẹp không gian làm việc: Cũng giống với bàn làm việc trong văn phòng, bạn cũng cần giữ không gian làm việc ngăn nắp và dọn hết các đồ lỉnh kỉnh. Chỉ vì bạn làm việc tại nhà không có nghĩa là bạn có thể xem chỗ làm việc như phòng giặt ủi, phòng bếp, hay phòng tập thể dục.
  • Phân biệt rạch ròi thời gian làm việc và thời gian cá nhân: Giữ thời gian làm việc và thời gian cá nhân ngăn cách cũng giúp bạn duy trì năng suất làm việc và giảm căng thẳng tại nơi làm việc.
  • Đừng quên tương tác: Một trong những điều tốt nhất khi làm việc trong văn phòng là tiềm năng hợp tác và xã hội hóa. Vì thế, khi bạn làm ở nhà, đừng quên kết nối với đồng nghiệp của bạn, ít nhất một vài lần mỗi tuần, cho dù bằng email, điện thoại, Skype hoặc thậm chí trực tiếp.

Thói quen và công cụ giúp bạn tăng năng suất

Thiết lập thói quen vào buổi sáng

  • Tạo tinh thần trước khi làm việc: Mặc dù bạn đã bước xuống giường và đến bàn làm việc, nhưng bộ não và cơ thể của bạn có thể chưa sẵn sàng làm việc! Vì vậy hãy dậy sớm một tiếng trước khi làm việc và tập thể dục để có tinh thần sảng khoái hơn.
  • Hoàn tất thói quen buổi sáng thường ngày: Cho dù là đi tắm, mặc quần áo, chải đầu hay trang điểm, hoàn tất thói quen buổi sáng là chìa khóa giúp bạn tập trung và sẵn sàng cho ngày mới. Hãy nhớ ăn sáng trước khi bắt đầu làm việc nhé!
  • Tắt hết các thông báo gây xao nhãng: Một dòng tin nhắn hoặc một bài đăng trên Facebook có thể khiến bạn xao nhãng cả ngày. Hãy chuyển điện thoại sang chế độ “Do not disturb”, đăng xuất khỏi tài khoản mạng xã hội và sử dụng ứng dụng Space để chặn truy cập mạng xã hội trong những thời gian đã thiết lập.

Xác định thời gian biểu làm việc

Hãy định ra thời gian riêng để làm việc mỗi ngày và làm theo đó. Có thể sẽ khó để phân biệt thời gian làm việc và thời gian cho công việc nhà khi chúng trùng nhau. Tuy nhiên, đảm bảo việc sắp xếp thời gian cho ngày làm việc có thể tăng năng suất cho bạn. Nếu bạn không phải người thích làm việc từ 9 giờ đến 5 giờ, không sao, nhưng bạn cần phải dành ra thời gian rõ ràng để chỉ làm việc mà thôi.

Sử dụng công cụ lập kế hoạch

Nếu bạn còn đang băn khoăn tìm kiếm một ứng dụng hữu ích giúp sắp xếp công việc thì Todoist chính là một sự lựa chọn hoàn hảo đầu tiên cho bạn.

Thứ hai là phần mềm ghi chú Evernote cung cấp các mẫu tải xuống miễn phí để lên kế hoạch và theo dõi mục tiêu.

Thứ ba là phần mềm quản lý công việc Monday cho phép các nhà quản lý dự án ủy thác các nhiệm vụ và theo dõi chi tiết từng bước mà các thành viên trong nhóm đang thực hiện.

Cuối cùng, một trong những cách tốt nhất để CustomCat làm việc theo kế hoạch trong nhóm là sử dụng các công cụ trực tuyến. Chúng tôi sử dụng G Suite, bao gồm Google Docs, Sheets, Slide và Drive để chia sẻ thông tin và giao nộp công việc.

Giao tiếp với nhóm bằng ứng dụng nhắn tin và gọi video

Slack là một ứng dụng chat nhóm mà bạn sử dụng được cả trên PC hoặc Mobile, được thiết kế tối ưu cho việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa mọi người với nhau. Phần mềm Slack cho phép chúng ta liên lạc qua các “Channel” để thảo luận nhóm và nhắn tin riêng để chia sẻ thông tin, file, và còn nhiều hơn nữa chỉ bằng một phần mềm duy nhất.

Nếu nhắn tin có vẻ mất nhiều thời gian, hãy thử dùng các ứng dụng gọi video nhé. Google HangoutsZoom và Skype là một số ứng dụng tốt nhất hiện nay mà bạn có thể xem xét, đặc biệt cho các cuộc họp lớn.

Nhớ nghỉ ngơi

Nếu bạn gọi đó là nghỉ trưa, thì hãy tập trung chuyên môn cho nó. Dùng vài ứng dụng như TimeOut hoặc SmartBreak chúng giúp khóa máy tính trong 60 phút để bạn chuyên tâm mà chợp mắt. Đừng cố rút ngắn thời gian “xả hơi”, cơ thể bạn không mạnh mẽ như bạn nghĩ đâu.

Dùng kĩ thuật Pomodoro chia nhỏ công việc

Làm việc tại nhà, chắc chắn là bạn không thể nào tránh khỏi sự xao nhãng. Đây là cơ chế bình thường của não bộ giúp chúng ta thư giãn sau một khoảng thời gian làm việc nhất định. Vì thế, hãy dùng kĩ thuật Pomodoro, chia công việc thành nhiều phần và làm việc trong 25 phút, sau đó thư giãn 5 phút rồi làm việc tiếp.

Xây dựng mạng lưới quan hệ

Làm việc tại nhà không có nghĩa là tách mình ra khỏi xã hội. Bạn vẫn có thể xây dựng và phát triển các mối quan hệ online, kết bạn, đăng tải trạng thái hiện tại trên mạng xã hội, liên lạc, trao đổi thông tin với đồng nghiệp, bạn bè và tất nhiên không thể thiếu các cuộc gặp mặt trực tiếp. Bạn sẽ không cảm thấy lẻ loi, đồng thời được cập nhật kiến thức về công việc, tiếp nhận những ý tưởng, lời khuyên hữu ích.

Điều chỉnh cảm hứng

Một lợi thế lớn khi làm việc tại nhà là bạn không sợ làm phiền đồng nghiệp của mình bằng những bản nhạc nhẹ nhàng.

Với âm thanh tự nhiên, nhạc không lời hoặc thậm chí bằng cách để cửa sổ mở để âm thanh từ bên ngoài lọt vào, bạn có thể xả stress hiệu quả để nạp thêm năng lượng cho những giờ làm việc tiếp theo.

Kết thúc một ngày với thói quen tốt

Nếu bắt đầu công việc bằng một thói quen tốt, thì tại sao không làm đều tương tự với khi ta kết thúc công việc. Có thể là dắt chú chó cưng đi dạo, bật đài radio quen thuộc lên hay vài động tác yoga, khởi động làm giãn cơ… Hãy chọn vài thói quen giúp bạn cách ly tạm thời công việc vừa xong, đánh dấu kết thúc một ngày làm tại nhà.

Và đó là mọi thứ bạn cần biết khi làm việc tại nhà!

Có thể bạn bị buộc phải làm tại nhà do dịch bệnh hay đây là yêu cầu của một công việc mới, đều quan trọng chính là cách sắp xếp thời gian và tận dụng chúng một cách tối ưu nhất. Và hơn nữa, hãy lạc quan tự tạo niềm vui cho công việc, có vậy làm tại nhà mới thật sự hiệu quả nhất.

Shelby

Shelby

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *