Kick off là gì là một khái niệm còn khá mới mẻ với nhiều người, nhưng trong quản trị nhân sự, kickoff được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Vậy Kick off là gì và chủ doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào để áp dụng Kick off hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây.
Kick off là gì?
Khái niệm Kick off khá đa dạng và được áp dụng cho nhiều lĩnh vực như thể thao, hội họp hay kinh doanh. Ở đây chúng ta sẽ tập trung vào việc tìm hiểu cách bắt đầu kinh doanh và doanh nghiệp.
Trong kinh doanh, Kick off đề cập đến việc khởi động một dự án hoặc khai trương. Khái niệm này xuất hiện khi các bên chính thức liên kết với nhau và làm việc cùng nhau để đạt được kế hoạch.
Vai trò chính của Kick off là tạo ấn tượng ban đầu cũng như tạo niềm tin với khách hàng và đối tác. Từ đó, đối tác và đồng nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch cũng như phương án dự án để thực hiện tốt hơn mục tiêu phát triển kinh doanh.
Trên thực tế, đó không phải là một công việc đơn giản và nó có vai trò tương đối quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc và khả năng thấu hiểu, tương tác giữa các bên. Chọn đúng thời điểm bắt đầu sẽ giúp đảm bảo kết quả mong muốn.
Buổi ra mắt doanh nghiệp thường sẽ diễn ra dưới hình thức một buổi họp khởi động dự án để mọi người có thể gặp gỡ, giao lưu và làm quen với nhau. Buổi kick-off sẽ diễn ra sau khi ký kết hợp đồng và hoàn thành các hoạt động đã được thống nhất giữa các bên.
Đối với các dự án lớn, hoạt động khởi động sẽ bao gồm cả việc giao nhiệm vụ và phân công công việc cho tất cả những người tham gia. Hãy đặt mục tiêu hướng đến cuối cùng để mọi người hiểu và đưa ra phương hướng để đạt được nó.
Những điều cần lưu ý khi tổ chức kick off là gì
Lên kế hoạch hợp lý
Là người tổ chức kick-off meeting, bạn cần là người trực tiếp tham gia và thực hiện các công việc của dự án thì mới có thể hiểu tường tận về công việc. Khi bắt đầu quá trình, bạn sẽ đánh giá được năng lực thực sự cũng như thấy rõ rủi ro, hiệu quả từng bước, công việc trong tương lai.
Để đảm bảo cuộc họp khởi động thành công, hãy làm việc với các đối tác hiểu dự án, sản phẩm và quy trình của bạn và đang nỗ lực hướng tới một kết quả chung.
Hãy chắc chắn rằng mọi người trong phiên khởi động đều hiểu những gì bạn sẽ làm và vạch ra những điều cần thảo luận trong phiên khởi động để đảm bảo cuộc thảo luận đạt được mục tiêu đặt ra khi bắt đầu.
Lựa chọn thời điểm thích hợp để tổ chức
Để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp khởi động, bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp để lên kế hoạch trước để chuẩn bị. Tuy nhiên, buổi ra mắt chính thức cần được đề xuất, lựa chọn và xác định rõ mục đích, kế hoạch, triển khai để xác định thời điểm ra mắt hợp lý nhất.
Thời gian khởi chạy dự án có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, độ phức tạp hoặc các vấn đề khác, nhưng hãy cố gắng khắc phục nếu đó là thời điểm quan trọng để đảm bảo phiên khởi chạy hiệu quả.
Đừng để buổi ra mắt diễn ra quá cứng nhắc
Trên thực tế, một trong những ý nghĩa phổ biến nhất của kickoff là hoạt động nâng cao tinh thần cho mọi người. Do đó, việc kick-off meeting diễn ra chậm chạp, nhàm chán là điều hoàn toàn không nên.
Cố gắng đưa vào các hoạt động tương tác để mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ, thảo luận và đi đến thống nhất một cách vui vẻ thay vì cứng nhắc và nghiêm túc quá mức.
Các bước để tổ chức một cuộc họp Kick off thành công
Chuẩn bị gì cho buổi kick-off?
Nội dung chính được trình bày trong buổi ra mắt sẽ là gì? Vui lòng liệt kê chi tiết và gửi trước cho người tham dự để nâng cao hiệu quả của buổi kick-off. Tùy theo đặc điểm và yêu cầu của dự án, bạn có thể gửi trước 1 hoặc vài ngày. Nội dung của buổi launch có thể theo một lịch trình rõ ràng như:
- Về dự án
- Mục tiêu và phạm vi dự án
- Các mốc tiến độ
- Ngân sách
- chất lượng dự án
- Các nhóm tham gia và các bên liên quan
- Kế hoạch truyền thông dự án
- Đánh giá rủi ro
- Hỏi đáp giữa các bên
Buổi ra mắt nên bắt đầu
Buổi ra mắt nên bắt đầu bằng những tiết mục văn nghệ vui nhộn như ca nhạc hay trò chơi nhỏ để tạo sự thoải mái, tạo không khí vui vẻ hơn để buổi ra mắt đạt kết quả tốt nhất.
Hãy đặt cho mình những quy tắc chung để buổi ra mắt không phải là đường vòng mà hướng tới kết quả cuối cùng cũng như hạn chế những xung đột có thể xảy ra.
Luôn đảm bảo rõ ràng khi thông báo lý do của buổi kick-off, nội dung chính cũng như các vấn đề cần thảo luận để các đại biểu nắm rõ và thực hiện theo đúng kế hoạch đã lập.
Dẫn dắt buổi Kickoff
Nếu bạn là trưởng nhóm khởi chạy, vai trò của bạn là lãnh đạo và chỉ đạo việc khởi động đi đúng hướng, đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết và đạt được kết quả cuối cùng.
Giới thiệu tổng quan về dự án như mục tiêu, tiến độ, ngân sách,… tất cả những nội dung chính mà mọi người sẽ thảo luận trong buổi kick-off.
Truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng và mức độ hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? họ cần thông tin gì,… đồng thời tìm cách tăng cường tương tác, hỗ trợ giữa những người tham gia để tạo sự đồng thuận và dẫn đến một buổi kick-off thành công cũng như dự án.
Kết thúc buổi kickoff
Phần cuối của phiên khởi động nên có phần hỏi đáp để các bên giải đáp thắc mắc và làm rõ thông tin. Đây là phần cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng quá trình triển khai dự án sau này không gặp phải các vấn đề liên quan đến sự mập mờ hay hiểu sai.
Vào cuối buổi khởi động, một báo cáo tóm tắt phải được đệ trình để cung cấp các thông tin cần thiết bao gồm kế hoạch hành động, những người chịu trách nhiệm cũng như thời hạn cho từng hành động. Và sự tổng hợp này phải được truyền tải đến tất cả các bên liên quan để mọi người hiểu và thực hiện theo vai trò, nhiệm vụ được giao.
Trên đây là những yếu tố bạn cần biết về khái niệm kickoff trong triển khai dự án cũng như những điều cần lưu ý để đảm bảo buổi kickoff diễn ra thành công và đạt được mục tiêu cuối cùng.
