PO hay Purchase Order là một khái niệm không còn xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO trong thực tế là gì và nó có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh? Hãy cùng Customcat.vn tìm hiểu ngay trong bài chia sẻ dưới đây.
1. PO là gì?
PO (Purchase Order) là khái niệm đơn đặt hàng. Là chứng từ thương mại do người mua gửi cho nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
PO đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh
Đơn đặt hàng phải bao gồm đầy đủ các nội dung chi tiết của giao dịch kinh doanh, bao gồm đơn giá do hai bên mua và bán thương lượng cũng như số lượng từng mặt hàng mua, bao gồm các chi tiết như: kiểu dáng, màu sắc,…
Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng phải được đánh số duy nhất để giúp theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển.
2. Ý nghĩa của PO là gì?
Là một chứng từ quan trọng, đơn đặt hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây được coi là tài liệu dùng để xác minh, đánh giá các vấn đề với đơn hàng.
Ví dụ, một khi hợp đồng được hai bên ký kết, đơn đặt hàng sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán cũng như nhiều điều khoản khác. Mục đích chính của việc tạo đơn mua hàng là tìm kiếm các dịch vụ, mặt hàng để thực hiện giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn.
Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập khẩu của người mua
PO cho phép người mua làm rõ tất cả các nhu cầu và mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Hai bên có thể sử dụng trong trường hợp đơn hàng không được giao như đã trao đổi.
Cung cấp tài liệu chính thức về tình trạng giao hàng và giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Khi đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn có thể đánh giá và lập kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
Đơn đặt hàng có tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Lúc này, đơn đặt hàng có thể trở thành văn bản pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Cùng với đó, đơn đặt hàng cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo quy trình phát hành, thực hiện và đăng ký đơn hàng.
2. Nội dung chính của PO
Để đảm bảo sự rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng và mua hàng, một đơn đặt hàng sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:
- Số PO
- Ngày lập PO
- Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
- PIC
- Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
- Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
- Thông số kỹ thuật của sản phẩm
- Đơn giá
- Tổng giá trị hợp đồng
- Điều khoản thanh toán
- Điều kiện giao hàng
- Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
- Chữ ký của bên mua và bên bán
Hóa đơn thường được lập sau khi mua hàng
3. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?
Invoice hay còn được hiểu là hóa đơn, là một loại chứng từ được phát hành khi mua bán hàng hóa. Nhiều người nghĩ rằng PO cũng là một dạng hóa đơn nhưng thực tế hai khái niệm này không giống nhau và được nhận diện rõ ràng qua một số vấn đề sau:
- Đơn đặt hàng (PO) sẽ được lập bởi người mua khi đặt mua hàng hóa và dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn do người bán tạo ra nhằm mục đích lưu trữ giao dịch mua/bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi hàng đã được chuyển đi.
- Đơn đặt hàng được gửi cho người bán và hóa đơn được gửi lại cho người mua.
- Đơn mua hàng chỉ được tạo khi người mua có nhu cầu đặt hàng. Hóa đơn sẽ được tạo khi người mua đã hoàn tất giao dịch mua thành công. Hóa đơn sẽ được tự động soạn thảo và quản lý công nợ trên phần mềm quản lý hóa đơn.
- PO thường yêu cầu thông tin rõ ràng về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn nhìn chung sẽ chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như chứng từ lưu trữ để phục vụ quá trình thanh quyết toán.
4. Quy trình sử dụng PO
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên thông thường các bước sử dụng và tạo đơn mua hàng sẽ tiến hành theo quy trình sau:
– Giai đoạn 1: Người mua tìm hiểu và quyết định mua bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào cho công ty.
– Bước 2: Người mua sẽ lập lệnh mua hàng cho người bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
– Bước 3: Người bán sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng và xác nhận với người mua xem các điều kiện của đơn đặt hàng có được đáp ứng hay không. Nếu người bán không thể đáp ứng yêu cầu của người mua, đơn đặt hàng sẽ bị hủy bỏ.
– Bước 4: Nếu Bên bán xác nhận giao dịch, Bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng theo số lượng đặt hàng trong kho hoặc lên kế hoạch sản xuất để đảm bảo khả năng cung ứng tổng số lượng hàng hóa trong thời gian Bên mua yêu cầu.
– Bước 5: Sau khi xuất trình đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể yêu cầu đơn vị vận tải – kho vận chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng đơn hàng mà người mua đã gửi.
– Bước 6: Người bán xuất hóa đơn cho đơn hàng. Bao gồm cả mã số đơn hàng do người mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
– Bước 7: Sau khi kiểm tra hàng hóa, người mua sẽ hoàn tất thủ tục thanh toán theo các điều khoản trong đơn hàng cho người bán.
5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?
Đơn mua hàng là một trong những chứng từ quan trọng nhất đối với các công ty, vì vậy việc quản lý đơn hàng đúng cách là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ trở nên dễ dàng và chính xác.
- Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và tách các giao dịch mua thành nhiều danh mục.
- Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chi phí và ngăn ngừa quản lý tài chính sai lầm. Có quy trình phê duyệt phù hợp sẽ giúp bạn tránh mua hàng không hài lòng, đặc biệt là khi các đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
- Cung cấp các mặt hàng cần kiểm tra đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu đơn hàng chính xác. Do đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá hoặc chi tiết vận chuyển cũng như thuế đối với hàng hóa.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ phải được lưu giữ đúng quy định để hạn chế mất mát, nhầm lẫn và trên hết là đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
- Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng. Cùng với đó, khi hủy đơn đặt hàng phải có văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan và chữ ký chấp thuận. Đơn đặt hàng bị hủy bỏ phải được lưu trữ với các tài liệu liên quan.
Đối với các cửa hàng bán lẻ, đơn hàng hay đơn mua hàng sẽ được quản lý nhanh chóng trên phần mềm quản lý bán hàng đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng cho đến nhập kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết tất cả các nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.
Cùng với đó, dựa vào các báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm của từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.
Trên đây là những thông tin chính bạn cần biết về PO là gì cũng như ý nghĩa của PO trong hoạt động kinh doanh. Customcat.vn hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả triển khai PO và quản lý dễ dàng hơn.